Jau virš pusės metų mūsų namuose buities organizavimo ir valdymo asistentu įsidarbino Microsoft Office programa OneNote. Gaila, kad jos nežinojau ir neaptikau anksčiau ( Microsoft Office pakete ji nuo 2007 ).  Dabar jau sunku būtų įsivaizduoti kasdienių ir nekasdienių reikalų tvarkymą ir planavimą be šio pagalbininko.  Neveltui sakoma, kad prie gero greit  priprantama. Ir nors matau porą erzinančių trūkumų, bet kol kas nieko geresnio ( arba nemokamo )nesu aptikusi.

OneNote- tai elektroninis bloknotas, dar kitaip užrašinė.  Programa, kaip ir popierinis bloknotas turi teminius skirtukus, kurių viduje galite kurti neribotą skaičių puslapių su potėmis. Įvadinis programos puslapis puikiai iliustruoja esmę:

Norėčiau pasidalinti pagrindiniais, mano manymu naudingiausiais, Microsoft Office OneNote ( toliau- MO ON,  čia ir mėnuliuko etimologija 🙂  ) programos naudojimosi aspektais. Taip pat planuoju ir dar vieną įrašą šiai temai, kuriame pabandysiu iliustruoti visus punktus pagal savo patirtį ir konkrečius MO ON naudojimo mūsų buityje variantus.

1.

Pirmoji, bet ne svarbiausia,  MO ON funkcija, kuri buvo man aktuali – idėjų generavimo ir archyvavimo vieta. Nuotraukos, video, komentarai, nuorodos ir panašūs naudingi dalykai dažniausiai buvo kaupiami per keletą skirtingų vietų.  Aplankų (folder)  medis augdavo tiek į plotį, tiek į gylį, pelė spragsėdavo n kartų, kol pasiekdavau tai, ką norėdavau. Skirtingi  dokumentų formatai atidaromi atskirai kaupdavosi darbo juostoje ( esu megėja vienu metu atsidaryti daug dokumentų).  Dokumetus reikdavo karts nuo karto išsaugot, kad nieko neprarastum. Labiausiai man nepatiko tinklalapių archyvas favorite pagalba, nes prabėgus kažkiek laiko sudėtinga atgaminti informacinį kontekstą- kodėl išsaugojai šią nuorodą, su kuriais kitais dokumentais kompiuteryje ji susijusi ir pan.

Šiai funkcijai puikiai tinka MO OneNote.  Tai tarsi Windows Explorer aplankų medis, tik iškart pasiruošęs tau tarnauti! Pagal asmeninę logiką pasiruoši darbo aplankus, kuriuos informacija iškarto aktyvi, ją gali redaguoti, papildyti ir kas man labai patinka- laisvai kompiliuoti, t.y. viename lange ir tekstą rašai, ir paveikslėlį  įkeli, ir internetinę nuorodą, ir pabrauki žymekliu kažką aktualaus. Viskas (beveik 🙂 ) viename!

2.

Jei jau pradėjau apie viską viename, tai iškarto pereisiu prie antrojo MO ON naudos ir patogumo mūsų namuose aspekto. Tai skirtingų priemonių naudojimas vienoje programoje. Net keista kaip senai bebuvau atsidariusi MO Word programą. Man jos dabar tiesiog nereikia, bent jau toms funkcijoms, kurių prisireikia buityje. MO ON ne tik turi pagrindinius Word įrankius, bet ir daug patogesnį „užrašinį“ jų naudojimą. T.y. parašytą teksto gabaliuką galime kilnoti po visą puslapį savo nuožiūra ( taip kaip pvz. paveikslėlį ).  Šalia parašyto teksto galime kelti ir kitokią informaciją – pabraižyti kokį eskizą Paint priemonėmis, pridėti formulę (Equation), padaryti garso įrašą ( iškart pagalvojau kaip šią funkciją panaudotų draugas ornitologas).  Yra ir patogus  Screen Clipping (vaizdo iškirpimo) įrankis. Nors jau senokai atradau Windows  Snipping Tool, bet džiugu, kad ir MO dabar tą siūlo. Baigėsi ilgoji PrintScr -˃ Paint -> Paste -> kerpu/klijuoju -> Copy/Save as -> Paste/Insert era (oi kiek kartų tas procesas kartotas…).

Šiame punkte turiu paminėti ir vieną mane labiausiai erzinantį  MO ON  trūkumą. Jame nėra  MO Excel elementų. Daug man ir nereiktų, bet elementarių lentelių ir pvz. kokių diagramų funkcijos tikrai labai praverstų.  Lentelę galima kurti tik Word tipo, jokios formulės tame nepanaudosi. Turint omeny, kad šeimos buityje labai svarbus finansų planavimas, sekimas ir archyvavimas – šis trūkumas man yra pagrindinis MO ON minusas. Tam tikru bandymu tai užglaistyti galima laikyti Shortcut ( trumpiausio kelio) naudojimas, kai tiesiog dedi į puslapį nuorodą į Excel  dokumentą, esantį kompiuteryje , taip kaip pvz. internetinę nuorodą.  Tačiau tokių nuorodų panaudojimas labai ribotas ( kodėl- atsakymas paskutiniame punkte).

3.

Sekantis mums naudingas aspektas yra tarsi antrojo punkto tęsinys, tačiau pagal savo reikšmę ir autonomiškumą jam suteikiu atskirą numeriuką.  Ši funkcija-  MO OneNote sąsaja su MO Outlook.  Kaip jau minėjau ankstesniame įraše- MO Outlook iki šiol turėjo svarų vaidmenį mūsų šeimos buities organizavime ir valdyme. Tad galimybė susieti MO ON ir MO Outlook  padėjo greičiau įdiegti MO ON  įpročius mūsų namuose. Susiejimui naudojami trys pagrindiniai įrankiai.

Visų pirma – bet kokį sukurtą OneNote puslapį su visa jame esančia informacija galite iškarto išsiųsti kaip laišką. Net kopijuoti nereikia.  Kita funkcija- kad bet kokį parašytą sakinį galite paversti Outlook Task ( užduotimi).  Taip pat galite sudaryti kažkokį sąrašą ar punktais suskaidytą tekstą ir visus punktus paversti užduotimis.  Labai patogi funkcija. Ją dabar ėmiau naudoti dažniau nei iki MO ON, nes seniau tiesiog įkyrėdavo įvedinėti po vieną atskirą Outlook užduotį.  Laiko taupymas ir optimizavimas! Trečioji funkcija – kalendoriaus susitikimų informacijos naudojimas MO ON programoje. Neatidarant Outlook galima matyti dienos susitikimus, jo detales įkelti į redaguojamą puslapį  ir atvirkščiai – naudojant Outlook galima įkelti kažkokią informaciją iš MO ON.

4.

Mėgstu geriausius dalykus pasilikti pabaigai! Pats geriausias ir naudingiausias dalykas MO ON naudojime mums – galimybė bendrinti MO ON  skirtinguose kompiuteriuose bei tinkle.  Pradinis poreikis tam atsirado dėl to, kad namuose du kompiuteriai. Kartais naudojamas vienas, kartais kitas. Atitinkamai surasta nauja, naudinga informacija buvo saugoma tai viename, tai kitame kompiuteryje. Karts nuo karto susikeldavau mėgstamų puslapių sąrašus iš vieno kompiuterio į kitą. Per namų tinklą rasdavau norimą dokumentą kitame kompiuteryje. Tačiau tam reikėjo, kad abu būtų įjungti. Atsiradus QNAP ( žr. Sauliaus įrašą Jis turi veikti nuolat! ), nebeliko nuolat įjungto kompiuterio poreikio. Tad naudojimasis surinkta informacija tapo baisiai griozdišku. Gal tai buvo ir viena priežasčių dėl ko atkreipiau dėmesį  į MO ON.

Įvedi informaciją ir ji raliuoju laiku jau kitame kompiuteryje. Gerumėlis! Kai įvyksta sinchronizavimas, prie naujos informacijos atsiranda pažymėjimas su detalėmis, kas ir kada pridėjo naują informaciją.  Tačiau čia tik pradžia – informaciją galima įkelti ir ją peržiūrėti  ne tik per namų tinklą, bet ir internetu per kokį nors duomenų debesį ( mes naudojame Windows Live).  Pvz. būdama namuose užsiimu kelionės planavimu. Į MO ON sukeliu informaciją su planuojamomis aplankyti vietomis, nuorodomis į naudingus tinklapius, preliminaria sąmata. Mano vyras darbe MO ON programoje pasižiūri tą informaciją, pakomentuoja, papildo ir aš iškarto matau šiuos atnaujinimus. Jokio dokumentų siuntinėjimo per  Skype, jokio saugojimo skirtingose vietose, jokių skirtingo išsaugojimo variantų ( yra autosave funkcija, dėl kurios nereikia sukti galvos apie pastovų saugojimą). Viskas vienoje vietoje!

Galima  kurti atskirus aplankus, kuriais galima dalintis su skirtingais asmenimis- pvz. šeimyninis, draugų, darbo aplankas ir t.t. Taip pat galima ir uždėti papildomas apsaugas- t.y. uždėti slaptažodį  kažkokiai aplanke esančiai informacijai.

Grįžtant prie trūkumų  galiu paminėti tai, kad dedant Shortcut nuorodą į kompiuteryje esantį dokumentą, bendrinant jo pažiūrėti jau nebus galima.

Susidomėjusiems šios programos naudojimu, rekomenduoju pasinaudoti MO video pamokomis. Taip pat galima ir Youtube rasti naudingų pamokų ir pristatymų. Tikiuosi prie naudingos informacijos prisidės ir šis kuklus mano praktikos pasidalinimas. Su šia tema dar grįšiu kitame įraše, tad iki susirašymo!

P.S. kaip ir visada- man labai svarbūs Jūsų pastebėjimai, komentarai ir kritika!